Un EVJF à Bordeaux/Arcachon – l’organisation

EVJF Bordeaux/Arcachon - on sunday mornings

Quand Mélo m’a annoncé que Thibaud lui avait (enfin) fait sa demande, je crois que ma première question fut « Est-ce que je suis témoin ?! ».

Toute excitée par cette superbe nouvelle, je n’ai pas immédiatement réalisé qu’être témoin/témouine allait de paire avec un certain nombre de devoirs/obligations dont l’organisation de l’EVJF.

L’organisation d’un EVJF

Le choix de la date

Rien de plus simple, fin septembre, nous avons soumis aux copines un Doodle couvrant les 3 mois précédent le mariage religieux le 8 juillet : avril / mai / juin.

Seuls 2 week-end en juin convenaient à l’ensemble des copines. Entre ces deux dates, nous avons retenu la plus éloignée du mariage. Connaissant Mélo, je savais pertinemment qu’elle serait à la bourre dans les préparatifs du wedding et que les derniers week-end avant le mariage seraient chargés en DIY de dernière minute !

Le choix de la destination

J’ai toujours imaginé réaliser l’EVJF de Mélodie au bord de l’eau, à l’étranger.

Dans mes rêves les plus fous, nous serions retournées en Thaïlande nous prélasser dans les eaux turquoises de Koh Tao. Mais entre le rêve et la réalité, il y a un gap énorme ! Je savais bien que cela ne serait pas réalisable pour le moment (même si je reste persuadée qu’un jour je gagnerai au loto et nous ferons un EVJF bis là-bas avec toute la bande de copines).

Ma deuxième idée de destination beaucoup plus réaliste et réalisable était Lisbonne. Cela faisait déjà 3 ans que nous devions y aller avec Mélodie. Toutefois, bien qu’ayant regardé les prix des billets dès le mois de septembre pour le printemps, je ne trouvais pas d’horaires de vol compatibles avec les horaires de boulot de ma petite avocate préférée à moins de 150€.

Alors oui, un billet à 150€ reste tout à fait raisonnable pour un week-end à l’étranger. Mais pour les deux copines de la bande qui n’habitent pas en région parisienne, cela impliquait de prendre un TGV  en plus ou un vol différent à plus de 200€.

J’ai retourné le problème dans tous les sens et je ne trouvais pas cela cool d’imposer aux filles dont le budget était parfois serré mon envie daller découvrir Lisbonne le temps d’un EVJF.

En échangeant avec ma co-témouine de choc Delphine (et belle-soeur de Mélodie), nous avons pris la décision d’organiser l’EVJF en France. Après tous, nous avons la chance de vivre dans un beau pays (le plus visité au monde), alors autant en profiter !

Après quelques échanges, nous sommes rapidement tombées d’accord sur Bordeaux et ses environs, à la fois pour sa facilité d’accès en TGV, sa proximité géographique avec les copines du Sud-Ouest,  son climat et ses activités nombreuses. Mais surtout, Mélodie connaissait peu la région !

La destination choisie, nous avons mis un rappel dans nos agendas pour ne pas louper l’ouverture à la vente des billets IDTGV pour l’été.

Le choix des activités de groupe

Nous avions en tête de réaliser avec les copines un certain nombre d’activités incontournables à nos yeux : un brunch, un resto, un spa et une activité manuelle.

Toutefois, qui dit activités en groupe, dit budget ! Je ne voulais surtout pas forcer la main aux copines, sachant pertinemment que nous n’avions pas toutes les mêmes contraintes budgétaires.

Pour y voir plus clair, nous avons créer un sondage en ligne sur Survey Monkey sur lequel nous avons demandé aux copines, de façon anonymisée, d’indiquer leur budget total pour l’EVJF. « Idéalement, quel budget maximal pourriez-vous consacrez à l’EVJF au global (transport+logement+activités+repas) ? »

De même, nous avons sondé les copines sur les types d’activités (spa/virée en bateau/atelier créatif/séance photo/brunch) qui leur plairaient le plus. Pour chacune, nous avons donné deux possibilités : une version payante, une version gratuite. Ainsi, nous avions notamment demandé aux filles si elles préféraient :

  • bruncher à la maison ou au resto,
  • réaliser un atelier sérigraphie avec un prof ou un atelier couronne de fleurs à la maison organisé par mes soins,
  • booker une séance photo avec un pro ou se prendre nous même en photo avec les moyens du bord (retardataire/télécommande)
  • etc.

Ce sondage tout bête nous a vraiment aidé à faire des choix rapidement. Finalement, la virée en bateau l’a emporté sur le spa, de même que le brunch maison et la séance photo sans photographe. Les copines étaient en revanche assez indécise sur l’atelier créatif à retenir. Puisqu’il faut bien trancher, entre témouines nous avons décidé de partir sur l’atelier couronne de fleurs fraîches.

Le choix des prestataires / hébergements / moyens de transport

Ma mère est bordelaise (enfin de Bègles pour être plus précise) et je connaissais bien Biscarrosse et les alentours pour y avoir passé plus de 15 étés. Mais j’ai délaissé Les Landes depuis plus de 10 ans (la fin des vacances d’été en famille).

Heureusement, la communauté couture Instagram a répondu présent à mes sollicitations et m’a fourni de précieux conseils (merci Marie, merci Fanny). Et cerise sur le gâteau, Mélodie avait choisi une créatrice de  robe de mariée bordelaise avec qui nous avons beaucoup échangé (coucou Eléonore ) !

Dès janvier, nous avons commencé à nous pencher sérieusement sur la recherche du logement pour accueillir la bande de 12 copines. Il faut dire qu’il n’est pas si facile que cela de trouver des hébergements abordables pour autant de personnes.

Coup de bol, après quelques semaines infructueuses (logements trop chers ou trop excentrés ou sans charme), un nouveau logement est apparu sur AirBnB remplissant la plupart de nos critères : un lit pour chacune, une grande pièce à vivre, une cuisine équipée et spacieuse, près d’un bus/tram. La chance nous souriait car en plus de cela, cette échoppe avec 12 couchage et 3 salles de bain possédait même un joli jardin.

Restait alors à booker les activités et les transports entre Bordeaux et Arcachon.

Oui car nous avions décidé de partir la journée du samedi à Arcachon faire une virée en pinasse sur le bassin. Nous avons réservé une balade de 3 heures sur le bassin avec  « Les Pinasses du Bassin » à la découverte de l’Ile aux Oiseaux avec une escale dégustation d’huîtres (Cabane de Lou Meyniou) au village Les Herbes.

Pour nous y rendre, nous avions le choix entre le TER Bordeaux-Arcachon ou la location d’une voiture. Il nous a semblé plus simple de pouvoir être véhiculé, d’autant que nous avions en tête d’emmener Mélodie sur la Dune du Pyla en fin d’après-midi. Une des copines qui habite Cognac descendait avec sa voiture 4 places. Et Delphine, la co-témouine, a géré comme une pro pour la résa du véhicule. Elle a dégoté sur drivy.com un Trafic Renault 9 places, juste parfait et beaucoup moins cher que de passer par un site de location traditionnel (85 euros la journée,  assurance comprise, hors essence).

Enfin, pour l’atelier couronnes de fleurs, nous avons préféré nous tourner vers des professionnels plutôt que de s’improviser professeurs en carton. Et notre choix numéro 1 en la matière a répondu à notre demande : Les Mauvaises Herbes ! ö joie ! On en revenait pas  pour tout vous dire !

Enfin, pour le restaurant le samedi soir, nous étions tombées d’accord sur Edmond Pure Burger dans Bordeaux.

Le déroulement de l’EVJF

Vendredi : l’enlèvement de la mariée

Je suis passée en cachette à l’appartement de Mélodie récupérer ses affaires pour le week end  accompagnée de ses petites sœurs avant de rejoindre la co-témouine à l’accueil du cabinet de Mélodie pour un enlèvement surprise en bonne et due forme. Sa collègue de bureau était dans la confidence ainsi que la standardiste et ont prétexté pour nous l’arrivée d’une cliente à l’accueil. Mélo est descendue pour venir l’accueillir et …. SURPRISE !!! L’EVJF pouvait enfin commencer.

Nous avions donné rendez-vous aux copines parisiennes à la Gare Montparnasse pour sauter dans le TGV. Nous y avons amené la mariée les yeux bandés, casque sur le crâne avec la musique à fond pour garder la surprise du lieu et des copines présentes jusqu’au bout. Arrivée devant la voie, nous lui avons enlevé son masque de nuit .. Let’s go to Bordeaux !

Après 3h de train/apéro, nous sommes arrivées vers 21h à la gare TGV de Bordeaux où nous attendais la copine venue de Cognac en voiture (avec les courses alimentaire du week end) ainsi que le loueur de notre mini van 9 places !

EVJF Bordeaux/Arcachon - on sunday mornings EVJF Bordeaux/Arcachon - on sunday mornings EVJF Bordeaux/Arcachon - on sunday mornings

Arrivées à 11h, juste le temps de se garer, de faire une dernière pause pipi et zou, direction la pinasse !

La suite, je vous laisse la découvrir en vidéo.

Comme vous le voyez dans la vidéo, le dimanche, nous avons réalisé à domicile un atelier couronne de fleurs fraîches avec Lucile des Mauvaises Herbes. Un superbe moment partagé entre copines. Lucile a été patiente avec chacune d’entre nous ! Un joli moment apprécié par toutes les copines, même les moins manuelles !

Allez, je vous montre quelques photos tout de même de nos couronnes de fleurs maison à base de wax, de chardons et de craspedias.

EVJF Bordeaux/Arcachon - on sunday mornings EVJF Bordeaux/Arcachon - on sunday mornings EVJF Bordeaux/Arcachon - on sunday mornings

Les adresses

Ballade en Pinasse avec Les Pinasses du Bassin
Les Herbes : dégustation d’huîtres chez Lou Meyniou
Apéro avec vue à la Coorniche
Séance photo maison à la Dune du Pyla
Atelier couronne fleurs avec Les Mauvaises Herbes

Conseils

Voici  quelques petits quelques conseils pour la route si vous devez un jour organiser un EVJF :

  • commencer à bosser sur l’évènement le plus tôt possible pour obtenir les meilleurs tarifs sur les transports en train/avion
  • créer une alerte pour l’ouverture à la vente des billets de train
  • demander à la future mariée d’établir la liste des copines à inviter (chose que je n’ai pas faite ahah) et un double des clés de chez elle pour venir le jour J chercher sa valise
  • demander à la mariée son agenda pour lister les week-end où elle sera disponible
  • lui demander également un double des clés de chez elle pour venir le jour J chercher sa valise
  • sonder les copines sur leur budget de façon anonymisée et leurs envies d’activités à réaliser en groupe, et essayer de respecter au mieux les réponses obtenues
  • faire des compromis entre ce que vous aimeriez faire et le budget déterminé avec les invitées : penser à des alternatives moins couteuses mais tout aussi sympa (ex: brunch à la maison, séance photo avec retardateur/télécommande)
  • ne pas forcer les invitées à réaliser des activités qui ne les tentent pas
  • se répartir les tâches entre témoins pour les réservations d’hébergements/transports/activités
  • prévoir des petits jeux pour faire connaissance dans les transports et apprendre à se découvrir les unes les autres
  • penser à un dress code simple pour improviser une séance photo de groupe sans que cela ne coût un bras aux invitées (et prévoir un signe distinctif pour la mariée)
  • rester le plus discrète possible tout au long de l’organisation de l’EVJF surprise : motus et bouche cousue jusqu’au bout !
  • mettre dans le coup un(e) collègue de bureau pour planifier l’enlèvement (une petite recherche sur Linkedin devrait suffire à entrer en contact avec un collègue sympa)
  • prévoir au moins un bon appareil pour le week-end avec un trépied et une télécommande si possible (j’ai acheté ce petit boîtier pour utiliser mon smartphone comme une télécommande bluetooth et réaliser nos photos de groupe sur la Dune du Pyla)

EVJF Bordeaux/Arcachon - on sunday mornings

Le mot de la fin : vous les avez sans doute aperçus dans la vidéo, j’avais réalisé pour l’occasion quelques goodies que je vous présenterai dans le prochain article !

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